– Esqueci de pegar mais cartão de visita!
– Não comprei a vela do bolo!
– Não lembrei de pegar papel higiênico!
Se você é um vendedor, decore a meia dúzia de itens para verificar antes de sair para a rua: documentos, talão de notas, amostras, catálogos, celular, pegar recados, deixar recados, cartões de visita...
Se você vai dar uma festa, relacione em detalhes, com antecedência e calma, tudo que vai precisar.
Se você vai ao super-mercado periodicamente, decore ou faça uma lista do que pode precisar comprar.
– É isso! – Check-list!
Check-list – você já ouviu falar...!
Super simples. Super útil.
Check-List é uma lista de verificação. Uma relação de itens a serem observados.
Só isso.
Feita num papel, no computador, numa planilha, numa ficha, na cabeça.
Um check-list é usado para evitar esquecimentos, falhas, desconfortos, prejuízos, acidentes!
Em vários casos um check-list é útil. Em muitos casos um check-list é super-útil. E, numa porção de casos ele é imprescindível!
Imagine a revisão do seu carro ser feita sem um check-list.
Imagine a manutenção de um avião sem um check-list!
Exemplo:
Festa de Fim de Ano, de Casamento, e outros Eventos – como planejar e fazer
Festa de Fim de Ano, Festa de Casamento, Churrasco de Confraternização, Festa de Natal, de Inauguração, de Abertura, de Encerramento...Check-List para Eventos “Comemorativos”
1. Verba - estimar, definir ou esclarecer qual o valor total disponível; tratar com a confidencialidade adequada.
2. Programar a data ou o período possível, desejado.
3. Estimar a quantidade de participantes prováveis.
4. Definir ou esclarecer o tipo de evento: ambiente, tema, traje, atrações, comes e bebes, duração e horários, localização (região).
5. Verificar necessidade de licenças, autorizações, alvarás, aprovações.
6. Elaborar estimativas e um planejamento das despesas.
7. Avaliar prazos e traçar um cronograma inicial. Detalhar durante o processo.
8. Contratar / confirmar o local, verificando tamanho, acessos, segurança, iluminação, ventilação, utilidades (água, energia, gás, ar condicionado central), documentação (licenças, inspeções de segurança e sanitárias) e estado geral dos ambientes e seus equipamentos:
8.a. Salão
8.b. Cozinha
8.c. Sanitários
8.d. Vestiários
8.e. Salas de apoio
8.e.i. Berçário / Fraldário
8.e.ii. Depósito
8.e.iii. Guarda-Volumes
8.e.iv. Enfermaria
8.e.v. Sala p/ Fumantes
8.f. Área “externa” (pátio, jardim, portaria, etc.)
8.g. Estacionamento
9. Contratar serviços e equipamentos (locação)
9.a. Buffet
9.a.i. Água e Café (p/ palestrantes)
9.a.ii. Drinks e aperitivos
9.a.iii. Refeições
9.a.iii.1. Entrada
9.a.iii.2. Pratos Principais
9.a.iii.3. Sobremesa
9.a.iii.4. Especiais
9.a.iv. Doces e Bolo
9.a.v. Café de Saída
9.b. Equipamentos
9.b.i. Mobília (mesas, cadeiras, etc.)
9.b.ii. Equipamentos operacionais (fogão, forno, fritadeira, etc.)
9.b.iii. Equipamentos de serviço (balcões normais, aquecidos ou refrigerados, réchauds, baldes p/ bebidas, bandejas, etc.)
9.c. Serviços de Mesa e Apoio
9.c.i. Louças, cristais, talheres, toalhas e guardanapos
9.c.ii. Tapetes
9.c.iii. Lixeiras
9.c.iv. Cinzeiros
9.c.v. Baú p/ Presentes
9.d. Atrações
9.d.i. “Convidados” especiais
9.d.ii. Animadores
9.d.iii. Equipamentos de lazer
9.e. Luz, Som e Decoração (LSD) – inclui apresentações áudio-visuais e comunicação visual (sinalizações).
9.f. Flores (arranjos, vasos, etc.)
9.g. Segurança, Recepção e Assistência (vigias, valets, baby-siter, etc.)
9.h. Confecção de Impressos
9.h.i. Convite
9.h.ii. Programa e Instruções
9.h.iii. Sinalizações (se não inclusa em LSD)
9.i. Lembranças (confecção / fornecimento)
9.j. Fotografia e Filmagem
9.k. Limpeza online (geral: salão, mesas, sanitários, etc.) e atendimento de incidentes.
10. Fazer Planejamento e Programação Operacional do Evento
10.a. Determinação, esclarecimento e divulgação de responsáveis.
10.b. Definição detalhada dos horários de cada atividade.
10.c. Definição de protocolos.
10.d. Análise de possíveis contingências (análise “what-if”), definição e divulgação dos correspondentes procedimentos ou planos de ação. Exemplos: pode chover, faltar energia, etc.
10.e. Prever Inspeções e Testes (a realizar c/ antecedência)
11. Realização
11.a. Comando Geral (liberação e ritmo das atividades)
11.b. Supervisão Operacional
11.c. Encerramento
11.d. Saída / Despedida
11.e. Verificações
12. Liquidação
12.a. Devoluções de itens locados e itens não consumidos
12.b. Pagamentos
12.c. Balanço / Relatório
Observações e Recomendações
• É necessário considerar a interação que normalmente ocorre entre grande parte das atividades. Assim muitas delas só se consolidam em conjunto. Exemplos: 1. a determinação da data pode depender da disponibilidade do local, de um “convidado” especial, etc. 2. um gasto maior que o previsto com “lembranças” pode implicar em reduzir por exemplo a despesa com equipamentos de lazer.
• Vários serviços podem ser agrupados na forma de “pacotes”. Em muitos casos isso é conveniente e aconselhável. Exemplo: contratar a Limpeza Online, Serviços de Mesa e Apoio e as Lembranças junto com o serviço do Buffet
• Durante todo o processo deve-se fazer um “follow-up”, acompanhando e assegurando o andamento de cada atividade conforme programado. Com rigor determinado em função da criticidade de cada item e da confiabilidade nos seus responsáveis, sendo em muitos casos aconselhável também se fazer “inspeções”.
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